Exchange Online et SMTP AUTH : un sursis pour vos copieurs, pas une annulation

Votre copieur envoie vos numérisations par e-mail ? Votre logiciel de gestion expédie les factures depuis une adresse Microsoft 365 ? Votre serveur vous prévient par e-mail en cas d’alerte ? Tous ces envois reposent souvent sur une méthode que Microsoft veut abandonner : l’authentification de base pour l’envoi SMTP. L’arrêt prévu au printemps 2026 a été repoussé, et c’est une bonne nouvelle. Mais ce délai est un sursis, pas une annulation. Faisons le point sur ce que cela change pour vous.

De quoi parle-t-on ?

Pour envoyer un e-mail par l’intermédiaire d’Exchange Online, la messagerie de Microsoft 365, un appareil ou un logiciel se connecte au serveur d’envoi de Microsoft : c’est le protocole SMTP AUTH, aussi appelé Client Submission. Beaucoup d’équipements s’y identifient encore avec une authentification de base : un nom d’utilisateur et un mot de passe, enregistrés une fois pour toutes dans l’appareil.

Cette méthode est simple, mais fragile. Un mot de passe stocké dans un copieur ou dans un script peut être dérobé, deviné ou réutilisé, et il échappe souvent à l’authentification multifacteur. Microsoft lui préfère l’authentification moderne (OAuth 2.0), qui s’appuie sur des jetons d’accès temporaires plutôt que sur un mot de passe.

Un calendrier repoussé

Microsoft avait d’abord prévu de refuser une petite part des envois en authentification de base à partir du 1er mars 2026, puis d’augmenter progressivement cette proportion jusqu’à un arrêt complet le 30 avril 2026. Le 27 janvier 2026, l’éditeur a publié un nouveau calendrier :

• Jusqu’à fin décembre 2026 : rien ne change, l’authentification de base continue de fonctionner ;
• Fin décembre 2026 : elle sera désactivée par défaut pour les locataires Microsoft 365 existants, mais l’administrateur pourra la réactiver ;
• Les locataires créés après décembre 2026 n’y auront pas accès : OAuth sera la seule méthode prise en charge ;
• Au second semestre 2027 : Microsoft annoncera la date de suppression définitive.

Comme le souligne Office 365 IT Pros, la fin de l’authentification de base pour SMTP AUTH reste donc programmée : seule la date a changé. Mieux vaut profiter de ce délai que de découvrir, un matin de janvier, que les numérisations n’arrivent plus.

Qui est concerné ?

Tout ce qui envoie des e-mails avec un identifiant et un mot de passe Microsoft 365, sans passer par Outlook :

• Les copieurs et multifonctions qui envoient les numérisations par e-mail ;
• Les logiciels métier qui expédient des factures, des devis ou des relances ;
• Les scripts et applications qui envoient des alertes ou des rapports automatiques ;
• Les équipements qui notifient par e-mail : onduleurs, NAS, serveurs, caméras, sauvegardes.

Les utilisateurs qui envoient leurs messages depuis Outlook, le Web ou leur smartphone ne sont en principe pas touchés : les versions actuelles de ces applications utilisent déjà l’authentification moderne.

Quelles solutions ?

Il n’y a pas de réponse unique : tout dépend de l’appareil, de son âge et de ce qu’il doit envoyer. Microsoft décrit plusieurs méthodes dans sa documentation consacrée aux multifonctions et aux applications :

• Passer à OAuth 2.0, si l’appareil ou le logiciel le permet, parfois après une mise à jour du micrologiciel ou de la version ;
• Utiliser un relais SMTP grâce à un connecteur Microsoft 365, qui reconnaît vos envois par l’adresse IP publique fixe de votre site ou par un certificat, sans mot de passe stocké dans l’appareil ;
• Numériser vers le cloud plutôt que par e-mail : vers OneDrive, SharePoint ou un dossier partagé, ce qui évite au passage les pièces jointes volumineuses ;
• Faire appel à un service d’envoi dédié pour les applications qui expédient beaucoup de messages, comme Azure Communication Services Email ;
• Moderniser les scripts, par exemple en passant par l’API Microsoft Graph, qui utilise OAuth.

Pour savoir ce qui envoie encore des e-mails en authentification de base, le centre d’administration Exchange propose un rapport dédié aux envois SMTP AUTH, qui indique la méthode utilisée par chaque compte. C’est le bon point de départ de l’inventaire.

Planifier avant la fin de l’année

Quelques mois suffisent, à condition de s’y prendre maintenant :

1. Inventoriez tout ce qui envoie des e-mails via un compte Microsoft 365 ;
2. Vérifiez, pour chaque appareil et chaque logiciel, s’il prend en charge OAuth 2.0 ;
3. Choisissez une solution pour ceux qui ne le permettent pas : relais, numérisation vers le cloud ou service dédié ;
4. Testez les nouveaux paramètres avant fin décembre, sans attendre la désactivation par défaut ;
5. Prévoyez le remplacement des équipements trop anciens pour être mis à jour.

Vos numérisations à bon port, avec ou sans e-mail

Un copieur qui ne sait plus envoyer ses numérisations, c’est vite toute l’organisation qui ralentit. Pour vos multifonctions, la numérisation vers le cloud est souvent la réponse la plus durable : elle évite l’envoi par e-mail, et donc la question de l’authentification SMTP. C’est ce que permet notre gestion des flux d’impression avec PaperCut MF, compatible avec la plupart des marques de copieurs, dont Kyocera :

• La numérisation vers le cloud : OneDrive, SharePoint, Google Drive, Dropbox ou Box, directement depuis le copieur ;
• Les destinations habituelles de chaque utilisateur, dossiers comme messagerie, retrouvées sur le copieur ;
• Des PDF consultables, grâce à la reconnaissance de texte (OCR) ;
• Rien à installer chez vous avec PaperCut hébergé par Easylia, mises à jour comprises.

Côté Microsoft 365, nous relions vos copieurs à votre abonnement, par exemple pour numériser directement vers OneDrive, et nous prenons en charge le paramétrage et la sécurité de votre messagerie. Et si un appareil est trop ancien pour suivre, nous vous proposons des multifonctions Kyocera choisis selon vos volumes réels, avec une maintenance au coût à la page, sans engagement de volume.

Vous voulez savoir quels appareils et logiciels sont concernés chez vous ? Parlons-en : l’équipe vous aide à faire l’inventaire et à choisir la bonne solution pour chacun.