Données RH : la CNIL publie un référentiel des durées de conservation

Combien de temps garder le CV d’un candidat non retenu ? Et un bulletin de paie, le registre du personnel, les relevés d’heures ? Jusqu’ici, chaque employeur devait reconstituer ces durées texte par texte. Le 2 avril 2026, la CNIL a publié un référentiel qui les rassemble pour toute la gestion des ressources humaines. Un outil précieux pour les TPE et les PME, à condition de savoir l’appliquer à vos propres dossiers. Faisons le point sur ce qu’il contient et sur ce que cela change pour vous.

Un référentiel pour tous les employeurs

Le RGPD impose de ne pas conserver les données personnelles plus longtemps que nécessaire. Le principe est simple, sa mise en œuvre beaucoup moins : pour les données de vos salariés, les durées sont dispersées entre le Code du travail, le Code de la sécurité sociale, le Code général des impôts et les recommandations de la CNIL.

Le référentiel publié par la CNIL, élaboré avec de grands réseaux et des associations professionnelles du secteur public comme du secteur privé, s’adresse à tous les employeurs, privés ou publics, quelle que soit leur forme juridique, dès lors que leur personnel relève du droit du travail français. Il couvre dix activités, du recrutement à la paie, en passant par la gestion des véhicules, l’enregistrement des appels, les accidents du travail, les contentieux ou les alertes professionnelles.

Durées imposées, durées recommandées

Le référentiel relève du droit souple : le suivre n’est pas obligatoire en soi. Mais il mêle deux types de durées qu’il faut bien distinguer. Certaines sont fixées par un texte de loi ou un règlement : dans ce cas, vous ne pouvez pas vous en écarter. D’autres sont des recommandations de la CNIL, qui servent de repères lorsque aucun texte ne s’applique.

La CNIL rappelle aussi que la liste n’est pas exhaustive : d’autres textes peuvent s’appliquer selon votre activité, et les durées indiquées ne concernent que le droit français. Elle invite enfin à toujours vérifier le texte cité pour s’assurer qu’il correspond bien à votre situation.

Autre notion clé : la durée de conservation se découpe le plus souvent en deux temps. En base active, les données restent accessibles aux équipes qui en ont besoin au quotidien. Elles passent ensuite en archivage intermédiaire : conservées pour une obligation légale ou en cas de litige, elles ne sont plus consultées que ponctuellement, par des personnes habilitées. Au terme de cette période, elles doivent être supprimées.

Quelques durées à connaître

Parmi les nombreuses durées du référentiel, quelques-unes concernent toutes les entreprises, comme le détaillent les analyses publiées par les éditions Legisocial :

• Candidats non retenus : leurs données restent en base active le temps du recrutement, puis 5 ans en archivage intermédiaire à accès restreint, à compter de la date à laquelle le poste a été pourvu, comme preuve en cas de contestation pour discrimination ;
• CV conservés pour de futurs recrutements : après avoir informé le candidat, le CV doit quitter la base active 2 ans après le dernier contact, sauf accord exprès du candidat ;
• Registre unique du personnel : en base active tant que le salarié fait partie de l’effectif, puis 5 ans à compter de son départ ;
• Bulletins de paie remis aux salariés : 1 mois en base active, puis 5 ans en archivage intermédiaire, à compter de leur transmission ;
• Bulletins de paie électroniques : leur disponibilité pour le salarié doit être garantie pendant 50 ans, ou jusqu’à ce qu’il ait atteint l’âge de la retraite augmenté de 6 ans ;
• Éléments de calcul de la paie : au plus 1 mois en base active, puis 6 ans à compter de leur établissement ou de leur réception.

Du référentiel à la pratique

Pour une petite structure, la difficulté n’est pas de connaître ces durées, mais de les appliquer : des CV dans une boîte aux lettres, des bulletins dans un dossier partagé, des contrats dans une armoire. Quelques réflexes permettent d’avancer :

• Faites l’inventaire de vos documents RH et de l’endroit où ils sont rangés, papier comme numérique ;
• Associez une durée à chaque type de document, en distinguant ce qu’impose un texte et ce que recommande la CNIL ;
• Séparez les archives des dossiers courants et limitez leur accès aux seules personnes qui en ont besoin ;
• Planifiez la suppression des documents arrivés à échéance, par exemple une fois par an ;
• Mettez à jour votre registre des traitements avec ces durées.

Le cabinet Voltaire Avocats le résume ainsi : le référentiel est un document auquel les responsables de traitement peuvent se référer pour trouver la durée pertinente.

Des dossiers du personnel classés, tracés et retrouvés en un instant

Appliquer des durées de conservation suppose de savoir où se trouve chaque document et depuis quand. C’est le rôle de la gestion électronique des documents : nous vous proposons E-Doc Pro, la GED d’Eukles, du groupe Docaposte, une solution 100 % en ligne, éditée et hébergée en France. Pour vos documents RH, elle apporte :

• Un classement commun : une arborescence adaptée à votre organisation, l’indexation de vos documents et une recherche intelligente, pour retrouver un contrat ou un bulletin en quelques secondes ;
• Des archives fiables : un archivage électronique à valeur probante, certifié NF 461 et conforme à la norme NF Z42-013 ;
• Une traçabilité complète : chaque action sur un document est enregistrée ;
• Des démarches sans papier : des formulaires en ligne, comme les demandes de congés ou les notes de frais, rangés directement dans les bons dossiers, et des circuits de validation suivis étape par étape ;
• Des bulletins remis simplement : vos bulletins de paie et documents RH déposés dans le coffre-fort numérique de vos salariés ;
• La signature électronique : vos contrats et avenants signés depuis la GED, avec une valeur légale au sens du règlement eIDAS.

Classés par type, vos documents peuvent ensuite suivre chacun leur propre durée de conservation, sans fouiller les armoires ni les dossiers partagés.

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