L’été est arrivé, et pour pleinement profiter des beaux jours, nous sommes impatients de partir en vacances ! Mais comment quitter son entreprise quelques jours dans de bonnes conditions, en particulier si vos fonctions sont au cœur de l’activité ou des processus décisionnels ?
Des outils numériques sont là pour vous aider à vous détendre au bord d’une plage ensoleillée. Mais avant de fermer votre ordinateur portable et de vous déconnecter du monde numérique, il y a quelques étapes cruciales à ne pas oublier pour assurer la bonne continuité des processus internes et externes dans votre entreprise.
Voici une check-list des étapes essentielles à suivre pour vous permettre de partir en vacances en toute sérénité.
✔️ Sauvegarder les données
Il est impératif de s’assurer que toutes vos données critiques sont sauvegardées régulièrement. Les sauvegardes automatiques doivent être configurées et vérifiées avant votre départ.
En cas d’incident, vous pourrez ainsi restaurer vos données sans stress.
Conseil : faites confiance aux solutions Easylia ! Notre Pack Sérénité inclut une sauvegarde cloud quotidienne de vos données, lesquelles demeurent accessibles depuis n’importe où et à tout moment.
✔️ Mettre à jour les systèmes et logiciels
Avant de partir, assurez-vous que tous vos systèmes et logiciels sont à jour.
Les mises à jour contiennent souvent des correctifs de sécurité importants qui protègent vos systèmes contre les vulnérabilités et les attaques en votre absence.
Conseil : là encore, avec notre Pack Sérénité, Easylia s’occupe pour vous de la gestion des mises à jour de vos systèmes, afin de vous libérer de ces préoccupations.
✔️ Activer la réponse automatique par e-mail (message d’absence du bureau)
Pour éviter tout malentendu ou frustration chez vos contacts, clients et partenaires, activez une réponse automatique par e-mail. Indiquez clairement la durée de votre absence et fournissez des contacts alternatifs en cas d’urgence.
Voici un exemple de message :
Bonjour,
Je vous remercie pour votre message.
Je suis actuellement absent, avec un accès limité à ma messagerie. Je serai de retour le [date de retour].
Je ne manquerai pas de traiter votre message à mon retour. Néanmoins, en cas d’urgence, je vous invite à contacter [nom et contact de la personne de remplacement].
Cordialement,
[Votre nom].
Conseil : toutes les solutions de messagerie proposées par Easylia prennent en charge les réponses automatiques ; n’hésitez pas à nous contacter en cas de besoin.
✔️ Activer un répondeur personnalisé sur la téléphonie professionnelle
Diffusez un message personnalisé aux interlocuteurs téléphoniques qui vous contacterons pendant votre absence.
La règle est la même que pour l’e-mail : indiquez la durée de votre absence et proposez des contacts alternatifs en cas d’urgence. N’oubliez pas de proposer de vous laisser un message vocal.
Conseil : profitez de notre studio d’enregistrement pour créer un message musical professionnel et moderne. Si vous êtes client de notre téléphonie, de nombreuses options complémentaires s’offrent à vous, comme le renvoi de vos appels vers vos collègues, ou la transcription automatisée des messages vocaux laissés sur votre répondeur.
✔️ Déléguer les tâches critiques
Identifiez les tâches critiques qui nécessitent une attention pendant votre absence et déléguez-les à vos collaborateurs de confiance ou à des sous-traitants. Assurez-vous qu’ils disposent de toutes les informations nécessaires pour accomplir ces tâches.
Si vous utilisez des outils de travail collaboratif, n’oubliez pas de donner des accès et de vérifier la disponibilité des dossiers en question.
Conseil : la suite logicielle Microsoft 365 proposée par Easylia dans le cadre de notre partenariat avec l’entreprise éponyme, intègre des outils de gestion de tâches, et les associe aux équipes de votre entreprise ; ainsi, vos collègues ont directement accès à tous les éléments nécessaires pour que l’activité se poursuivre normalement, même en votre absence.