Vous êtes un entrepreneur, un manager d’équipe ou un chef de service ? Vous souhaitez, une bonne fois pour toutes, non seulement ranger votre propre bureau, mais aussi trouver des astuces pour motiver votre équipe à suivre votre exemple ? Cette mission, à la finalité évidemment positive, doit être menée avec beaucoup d’attention, voire de prudence, afin de ne pas installer une mauvaise atmosphère de travail et de renforcer les relations positive au sein de l’équipe.
Commencez par vous-même
Imaginez… Lundi matin… Vous débutez la semaine de travail, prêt à conquérir de nouveaux sommets. Mais votre bureau vous accueille avec une montagne de papiers : factures, courriers, notes, etc. Et tous ces papiers s’abattent sur vous, tel un raz-de-marée, rendant complexes les tâches que vous aviez planifiées en ce début de semaine. Vous débutez vainement un rangement, la migraine s’installe, la pause-café devient urgente…
Et si vous décidiez, enfin, de bannir les papiers inutiles de votre quotidien professionnel ?
Pour y arriver, Marie KONDŌ, consultante, personnalité médiatique et essayiste japonaise, spécialisée dans le rangement (le « home organizing » comme il faut dire) et le développement personnel, donne quelques idées pour un rangement efficace des papiers qui traînent :
- D’abord, dégagez un créneau précis dans votre emploi du temps pour ranger les papiers ;
- Ensuite, rassemblez tous vos papiers au même endroit ;
- Enfin, triez par catégories :
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- Les papiers des affaires en cours, ceux en attente d’une action de votre part, comme les factures à payer ou les propositions de projets à étudier ;
- Ceux que vous devez garder, parce que la loi l’impose, ou simplement parce qu’ils sont nécessaires au fonctionnement de l’entreprise, comme des contrats signés avec vos clients par exemple ;
- Et ceux que vous voulez gardez, pour des raisons qui ne concernent que vous.
À noter que, pour diminuer le volume de papier dans ces trois catégories, Easylia vous accompagne en agissant sur trois axes :
- Pour imprimer moins, la solution PaperCut facilite la mise en place de politiques d’impression au sein de votre équipe ;
- Pour dématérialiser ce qui peut l’être, nous travaillons avec l’éditeur français Eukles, et proposons des solutions performantes de Gestion Électronique des Documents, d’éditique afin de fluidifier les flux de courriers sortants, et bien sûr de coffre-fort électronique afin que des documents dématérialisés demeurent à valeur probante ;
- Et bien sûr, pour les documents où l’impression papier demeure obligatoire pour votre activité, nous proposons une gamme de matériels d’impression performants, associée à des contrats de maintenance sans engagement de volume : si vous n’imprimez pas, vous ne payez pas.
Motivez votre équipe
Maintenant que vous avez adaptez vos méthodologies afin de ne plus être asphyxié par les papiers, motivez votre équipe à faire de même.
1. Donnez l’exemple
Évidemment, pour être efficacement porteur d’un changement, la première des étapes est de se l’appliquer à soi-même. Après avoir dégagé votre espace de travail des papiers inutiles, partagez le ressenti positif que vous aurez, afin de nourrir, naturellement et sans contrainte, l’intérêt de vos collègues.
2. Identifiez le moteur de motivation
Pour atteindre un même objectif, les motivations de chacun de vos collaborateurs peuvent être différentes. Certains peuvent être sensibles à la cause environnementale, d’autres seront séduits par l’aménagement de leur bureau façon « feng shui », d’autres enfin chercheront tout simplement la reconnaissance de leur hiérarchie.
Dématérialiser des process de travail suscite parfois des changements importants dans les habitudes de travail… et personne n’aime modifier sa routine. Vous vous exposez donc à des personnes de votre équipe qui s’opposeront à ces changements. Entamez des discussions et donnez l’opportunité à chacun de s’exprimer.
3. Formez des alliances
Dans votre équipe, vous trouverez des personnes plus motivées que d’autres face à ces changements d’habitudes de travail. Tels des ambassadeurs du changement, gardez ces profils à vos côtés, encouragez leurs initiatives et leurs prises de responsabilités.
4. Mettez les choses au clair
À cette étape, présentez votre plan de rangement. Soyez prêt à adapter vos idées aux avis de votre équipe, et simultanément à imposer de nouvelles règles. Il est important de définir un planning du changement : quand les modifications vont-elles démarrer, comment allez-vous procéder pour les appliquer, quelles nouvelles actions seront à mener une fois les changements effectués.
Mettez également en place des indicateurs de rangements, ainsi qu’une nouvelle politique d’impression responsable, par exemple à l’aide de la solution PaperCut proposée par Easylia.
5. Organisez une journée dédiée au rangement
Le rangement, c’est un peu comme le ménage aux yeux de certaines personnes : c’est contraignant. Pour casser cet apriori, consacrez une journée de la semaine au rangement. Un peu de musique ne nuit pas. Il faut parvenir à faire une association psychologique entre rangement et festivité, afin de renforcer l’esprit de cohésion de l’équipe.
6. Utilisez les solutions Easylia pour une impression responsable et une dématérialisation intelligente
Dans les domaines dont traite cet article comme dans bien d’autres, les technologies numériques facilitent les évolutions.
Par exemple, avec la solution PaperCut by Easylia, vous pourrez facilement mettre en place des politiques d’impression pédagogiques auprès de vos équipes. Voici quelques possibilités d’actions, tirés d’une liste infiniment plus longue : décourager l’impression de e-mails, rediriger les travaux d’impression importants vers des imprimantes gros volumes, attribuer des quotas d’impression aux équipes, ou encore contrôler les copies effectuées depuis un parc éventuellement hétérogène de mopieurs (un « mopieur », c’est la traduction française de MFP – Multi-Function Printer – ce qu’on appelait avant un photopieur).
Autre exemple, avec la solution GED E-Doc Pro, éditée par Eukles (une marque de Docaposte, filiale numérique du groupe La Poste), vous stockerez tous vos documents sous leur forme dématérialisée, avec, bien entendu, une multitude de fonctionnalités qui deviendront vite indispensables : reconnaissance du document pour un classement automatisé, indexation de l’intégralité des documents importés pour des recherches puissantes et immédiates, ou encore garantie de valeur probante de tous les éléments archivés (pour mémoire, la valeur probante, c’est la garantie, au sens légal, de la légitimité du document durant tout le temps où il est stocké, de sa confidentialité, de son intégrité et de son inaltérabilité).
7. Suivez les changements
Appliquer un changement, c’est bien. Mais suivre l’évolution de ses impacts dans le temps, c’est mieux. Et pour cela, l’utilisation d’indicateurs précis est primordiale. Là encore, les nouvelles technologies sont là pour vous épauler.
Toutes les solutions proposées par Easylia intègrent de nombreux rapports d’utilisation, qui permettent de suivre précisément les activités.