Formations Microsoft Office Outlook

Formation Outlook 2010 – Débutant

Bureautique

2 jours

Débutant

Niveau requis : Toute personne connaissant l’environnement Windows.

Objectifs : Maîtriser l’utilisation des fonctions de base de la messagerie, du calendrier, de la gestion des contacts et des tâches dans Outlook 2010.

Programme

Spécificités Outlook 2010 

  • Le Ruban Office
  • Le volet Personnes
  • Regroupement de conversations
  • Les boutons actions rapides
  • Les boutons Nettoyer et Ignorer

L’interface d’Outlook 

  • Présentation de la zone de travail
  • Le volet de navigation
  • La liste des dossiers
  • Les dossiers favoris
  • Les raccourcis

La messagerie 

  • Personnaliser l’affichage des messages
  • Les options de messagerie
  • Le format du courrier

Le courrier au départ 

  • Composition et mise en forme d’un message simple avec le ruban
  • La saisie semi-automatique des adresses
  • Définir les options d’un message
  • Utilisation du dossier Brouillon
  • Utilisation des signatures
  • Insérer une pièce jointe ou un objet

Le courrier à l’arrivée 

  • Les symboles de la boîte de réception
  • Lire ses messages : l’aperçu partiel / le volet de lecture
  • Le classement par expéditeur
  • Répondre aux messages
  • Transférer les messages
  • Imprimer les messages
  • Prévisualiser les pièces jointes
  • Gérer les fichiers joints, les imprimer, les enregistrer

 La boîte de réception 

  • La recherche instantanée
  • Créer des dossiers
  • Utiliser les codes de couleurs
  • Copier, déplacer, archiver, supprimer des messages

 Le carnet d’adresses 

  • Créer un contact
  • Gestion des listes de distribution
  • Sélection de destinataires à partir de son carnet d’adresses et utilisation d’une liste de distribution

Le calendrier

  • Les nouveaux modes d’affichage de l’agenda
  • Différences entre le rendez-vous et l’événement
  • Créer un rendez-vous, le déplacer, le supprimer
  • Les rendez-vous périodiques

Les tâches

  • Ajouter une tâche
  • Consulter les tâches en cours dans le calendrier
  • Compléter une tâche lorsqu’elle est terminée
  • Assigner une tâche à une personne
  • Organiser et suivre ses tâches

Formation Outlook 2010 – Perfectionnement

Bureautique

1 jour

Intermédiaire

Niveau requis : Il est nécessaire d’avoir une première pratique de la messagerie électronique.

Objectifs : Utiliser les fonctions élaborées d’Outlook afin de renforcer son efficacité personnelle et collective.

Programme 

Personnaliser Outlook

  • Paramétrer les options de sa messagerie et du calendrier
  • Personnaliser l’affichage des différents modules : tris, regroupements, sélecteur de champs
  • Gérer ses favoris

Gérer ses messages, organiser le classement et l’archivage

  • Trier et filtrer ses messages
  • Créer des modèles de messages réutilisables
  • Collecter rapidement une information : les boutons de vote
  • Gérer ses mails pendant son absence
  • Filtrer automatiquement le courrier indésirable (Spam)
  • Nettoyer sa boîte aux lettres
  • Organiser le classement de ses mails dans des fichiers de données Outlook
  • Créer des règles pour automatiser le classement
  • Paramétrer l’archivage automatique

Gérer son carnet d’adresses

  • Regrouper ses contacts par catégorie
  • Échanger des cartes de visite
  • Importer et exporter un groupe de contacts
  • Opérer un publipostage de ses contacts

Planifier et organiser ses activités

  • Créer des rendez-vous et événements ponctuels
  • Planifier des éléments périodiques
  • Transformer un mail en tâche ou en rendez-vous
  • Organiser et suivre ses tâches
  • Intégrer des rappels automatiques

Organiser le travail collaboratif

  • Partager des agendas, des contacts
  • Définir les autorisations d’accès
  • Organiser des réunions : inviter les participants, gérer les modifications, les annulations
  • Utiliser un agenda de groupe
  • Déléguer et suivre des tâches
  • Créer un dossier de partage : les dossiers publics
  • Mettre à disposition des ressources communes

Formation Outlook 2010 - Nouveautés

Bureautique

1 jour

Intermédiaire

Niveau requis :Toute personne ayant à utiliser Outlook 2010 et travaillant déjà sur une version antérieure.

Objectifs : Découvrir les nouvelles fonctionnalités. Prendre ses repères avec cette nouvelle version.

Programme 

La nouvelle Interface

  • L’onglet Fichier / le bouton Microsoft Office
  • Personnaliser la barre d’outils Accès rapide
  • Personnaliser le ruban
  • Zoom interactif

La Messagerie

  • Utiliser les conversations pour consulter plus rapidement les messages ou nettoyer ses mails
  • Automatiser les tâches courantes ou répétitives avec les Actions rapides
  • Améliorations de la fonction recherche instantanée
  • Supprimer des noms de la liste saisie semi-automatique
  • Réduire la taille des pièces jointes
  • Insertion de captures d’écran dans un message
  • Créer une catégorie personnalisée et l’appliquer à un mail
  • Personnaliser la barre des tâches

Le Calendrier

  • Les groupes de calendrier pour consulter rapidement plusieurs calendriers
  • Organisation des réunions simplifiée grâce au nouvel affichage Planification
  •  Suggestions de réunion
  • Partager un calendrier en le publiant en ligne
  • Intégration des tâches dans le calendrier

Les contacts 

  • Créer un contact
  • Contact dans la même société
  • Créer un contact à partir de l’expéditeur d’un message électronique
  • Créer un groupe de contacts
  • Fusion et publipostage facilitées
  • Recherche rapide d’un contact

Formation Outlook - Gérez votre messagerie, vos contacts et rendez-vous

Bureautique

1 jour

Intermédiaire

Niveau requis : Maîtriser l’environnement Windows et être initié aux fonctions de base d’Outlook.

Objectifs : Optimiser la gestion des mails pour gagner du temps et s’organiser au quotidien, utiliser la messagerie de façon collaborative, gérer les contacts, les agendas, les tâches.

Programme 

Organiser le classement et l’archivage de son courrier

  • Créer des dossiers pour classer les messages
  • Créer des règles de filtrage automatique
  • Définir les indicateurs de suivi, les catégories
  • Gérer les conversations
  • Utiliser les recherches personnalisées
  • Gérer l’archivage de son courriel
  • Filtrer les messages indésirables
  • Utilisation et gestion des modèles

Gérer ses contacts

  • Planifier des réunions
  • Créer des groupes de contacts et des listes de diffusion
  • Rechercher et gérer les informations des contacts
  • Mettre en place un suivi des contacts et des conversations

Planifier des rendez-vous et réunions

  • Visualiser sa semaine de travail
  • Noter des rendez-vous et des tâches
  • Organiser des réunions, inviter des participants
  • Gérer les modifications et annulations de réunions
  • Effectuer le suivi des réunions

Gérer sa boîte aux lettres

  • Ranger ses messages
  • Archiver ses messages
  • Compactage, Sauvegarde et paramétrage de sa messagerie
  • Messages de rejets, de renvoi ou d’absence

Gérer ses notes

  • Créer, modifier ou supprimer des notes
  • Configurer les options des notes

Partager Outlook

  • Partager ou déléguer les dossiers
  • Partager les contenus de réunion, les planifications, les contacts, les agendas,…