La téléphonie de l’ère numérique

Il n’est plus à prouver que la fiabilité et la fluidité de la communication en entreprise constituent les fondamentaux d’une synergie efficace entre les équipes. Elles permettent de construire et d’entretenir des relations positives et facilitent la constitution de groupes de travail efficaces et cohérents.
Cette communication est également un catalyseur d’innovation, grâce à un libre partage des idées, constituant, de fait, un axe essentiel à la croissance de l’entreprise.

Évidemment, la téléphonie demeure l’un des canaux de communication les plus centraux.

Par le passé, les outils téléphoniques utilisaient le réseau cuivré de France Télécom – devenu ensuite Orange – pour fonctionner, d’abord sous une forme analogique avec la téléphonie traditionnelle (RTC, pour Réseau Téléphonique Commuté), laquelle a ensuite évolué vers du numérique (par exemple, avec les accès T0 ou T2 basés sur des liens RNIS).

Plus récemment, le secteur de la téléphonie a été bouleversé par l’arrivée d’une nouvelle famille de technologies : la téléphonie sur IP (ou ToIP), laquelle s’appuie sur la voix sur IP (ou VoIP) et utilise les réseaux IP (dont Internet). Avec cette technologie, le poste téléphonique transforme les conversations vocales en données informatiques. Celles-ci circulent ensuite sur le réseau local de votre entreprise et sur Internet, jusqu’à un serveur téléphonique (appelé IPBX), puis sont acheminées vers les destinataires et autres opérateurs.

Cette évolution des communications apporte de nombreux bénéfices (économies, flexibilité, mobilité, fonctionnalités innovantes, etc.) qui encouragent les entreprises à migrer vers la téléphonie sur IP. D’autant plus que l’ARCEP (Autorité de Régulation des Communications Électroniques et des Postes, souvent appelé le “gendarme des télécoms”) prévoit l’arrêt progressif du RTC, ainsi que des accès T0 et T2, à partir de 2023.

Le travail collaboratif comme moteur du changement

Dans un environnement de travail qui évolue vers la collaboration et la mobilité, la téléphonie se doit de suivre le même chemin. Elle doit pouvoir s’intégrer dans cet environnement où les équipes communiquent par le biais d’outils interpersonnels et collaboratifs.

La téléphonie sur IP favorise de ce fait l’émergence de nouveaux espaces de travail, plus ouverts, et encourage l’échange et la coopération plutôt que l’individualisation.

Les connaissances des besoins des entreprises et des potentialités des Technologies de l’Information et de la Communication (TIC) participent à l’amélioration des modes de management.
Dès lors que ces TIC contribuent à la diffusion de l’information et à son partage, le pouvoir n’est plus détenu par ceux qui possèdent les sources d’informations, mais par ceux qui maîtrisent son utilisation et sa diffusion.

Les entrepreneurs deviennent, de ce fait, le moteur de la transition d’une économie globale très faiblement dynamique à une nouvelle, bien plus ouverte et innovante.

L’amélioration de l’expérience client

Se démarquer de la concurrence et faire la différence dans son secteur d’activité ne sont pas choses aisées. L’innovation numérique et l’évolution des outils digitaux, notamment la téléphonie, ont ouvert de nombreuses possibilités aux entreprises pour optimiser l’expérience client.

Les entreprises souhaitent de plus en plus associer leur solution de téléphonie à des applications métier.
Par exemple, cela peut consister à afficher automatiquement les informations d’un client sur l’ordinateur d’un collaborateur, lors d’un appel entrant. Ceci permet de personnaliser le discours dès le début de la conversation téléphonique, renforçant l’engagement des clients sur le long terme au travers d’une expérience positive.

Easylia participe à l’évolution de la téléphonie dans cette nouvelle ère avec sa solution, basée sur l’IPBX 3CX. Avec notre offre, un riche éventail de possibilités se présente aux entreprises pour accompagner l’émergence de nouveaux modes de travail : facilitateur de collaboration entre les équipes, télétravail dynamisé en restant disponible grâce à une mobilité absolue, entrepreneurs “sans bureau fixe” devant rester joignables en tous lieux, etc. Ces outils embrassent les nouvelles formes de travail, gagnant ainsi aisément une place centrale parmi les nouveaux médias de communication.
On ne parle alors plus de simple téléphonie, mais désormais de communications unifiées, tant la téléphonie fixe ou en mobilité, la visioconférence, le partage de documents, la messagerie électronique ou instantanée, sont désormais à considérer comme un seul et même outil structuré de communication.

Quand faut-il intégrer une solution de communication unifiée ?

Aucun moment n’est à exclure pour intégrer un système complet de téléphonie sur IP au fonctionnement de votre entreprise : que ce soit dès la création de votre activité, que ce soit lors d’une évolution importante, ou que ce soit parce que vous réalisez que certaines fonctionnalités peuvent vous apporter énormément dans votre développement, en termes de flexibilité, de mobilité et d’évolutivité notamment.

À tout moment, le système que nous proposons est la bonne solution pour votre entreprise.

Le RGPD, késako ?

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est un texte qui encadre le traitement des données, de manière égalitaire, dans toute l’Union Européenne. Le RGPD vient renforcer le contrôle des citoyens sur l’utilisation de leurs données personnelles.

Mais qu’est-ce qu’une “donnée personnelle” ?

Il s’agit de toute information qui se rapporte à une personne physique, identifiée ou potentiellement identifiable. Le RGPD confère des droits aux personnes concernées : droits d’accès à leurs informations, de rectification, d’effacement, d’opposition, etc.

Plus qu’un simple règlement, il s’agit d’un ensemble de lois, entré en application le 25 mai 2018 qui complète considérablement la loi française “Informatique et Libertés” de 1978. Cette dernière réglementait déjà le traitement des données personnelles et donc “la liberté de ficher les personnes humaines”. Toutefois, là où la loi “Informatique et Libertés” ne s’appliquait qu’à la France, le RGPD est venu apporter une harmonisation européenne, en plus de compléter et moderniser bien des aspects de la précédente loi française.

L’application du RGPD au sein d’Easylia

Easylia garantit à ses clients, ses salariés et ses fournisseurs le respect de leurs droits lorsqu’ils confient certaines de leurs informations personnelles (par exemple un nom, un prénom, une adresse, etc.). En la matière, la vision d’Easylia est d’intégrer transparence et confiance dans le développement de nos activités.

En effet, ce règlement n’est pas seulement une obligation légale. S’y conformer est aussi l’occasion de mener un questionnement sur notre approche de la gestion de l’information et de sa transformation numérique. Nous considérons que protéger notre patrimoine informationnel fait partie de nos devoirs en tant qu’Entreprise de Services du Numérique.

Une démarache professionnelle et responsable

À l’heure où toutes les entreprises travaillent sur la mise en conformité du traitement des données personnelles, Easylia a souhaité compléter son offre de produits et services par de l’audit RGPD. Pour ce faire, nous nous sommes associés à un cabinet d’expertise spécialisé, 4-Secure. Notre première action a, naturellement, été d’auditer notre activité afin de mettre en lumière notre propre conformité RGPD.

Cette responsabilité, s’ajoutant aux principes de transparence et de loyauté, représente le fondement de la confiance instaurée avec nos collaborateurs et interlocuteurs variés. Cette mission a permis d’élaborer un plan de situation des données collectées afin d’apporter les corrections nécessaire à notre mise en conformité.

Comme le recommande l’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information (ANSSI), Easylia met aussi un point d’honneur à sensibiliser ses collaborateurs aux bonnes pratiques. En tant qu’Entreprise de Services du Numérique, notre équipe est évidemment formée à l’utilisation responsable des différents outils connectés à Internet (ordinateur, smartphone, accessoire connecté, etc.). Une analyse d’impact a également été réalisée, afin de mesurer les risques de sécurité et de non-conformité éventuelle initiés par chaque traitement de données personnelles.

Désormais, afin de garantir la traçabilité et la responsabilité de nos traitements, nous pouvons fournir, sur demande, les preuves de notre conformité, telles que nos registres de traitement, notre analyse d’impact, etc. C’est en se conformant à la mise en place de ces mesures essentielles que nous pouvons garantir sereinement la protection et le respect de la vie privée de nos collaborateurs.

Pour Easylia, comme pour les autres entreprises, ces mesures introspectives, consécutives à la mise ne place du Règlement Général sur la Protection des Données, n’ont pas pour but d’interdire la collecte et le traitement des données personnelles, contrairement à ce que les détracteurs de ce cadre législatif indiquent parfois. L’objectif unique est d’apporter un cadre qui, bien que perçu comme partiellement contraignant, harmonise les règles en matière de protection des données personnelles, de manière à protéger la vie privée des individus.